Olá pessoal!
Finalmente pude retomar os artigos do blog. Creio que muitos devem estar ansiosos por este artigo que vai dizer se os posts anteriores funcionam de verdade ou não. Digo com todas as letras que FUNCIONAM SIM. Funcionam muito bem. André e eu podemos dizer que o projeto do nosso casamento foi um verdadeiro sucesso porque aconteceu exatamente da maneira que planejamos. Valeu à pena enfrentar os onze meses da organização de cada detalhe e a contratação cuidadosa de cada fornecedor.
A receita para ter êxito é simples: planejar (e seguir o planejamento) e saber lidar com os contratempos e fazer as adaptações necessárias. Seguindo isto, tudo vai dar certo.
Organizar o diretório no computador para documentar todo o processo foi primordial. Lá estavam todos os contratos digitalizados ao longo dos meses e todo o controle de custos e pagamentos. Não tinha como esquecer de pagar ninguém e na hora de passar tudo para o seu cerimonialista, já estava tudo organizado. Foi um item a menos para resolver e organizar dias antes do casamento.
A lista de convidados com probabilidade de comparecimento foi fantástica. Realmente muitos convidados faltam ao evento então você pode mandar convite para um número maior de pessoas do que o esperado (mas sem aberrações!) que no final das contas vai comparecer o número mínimo de pessoas que aparece na planilha de cálculos (ver Artigo 2). Em nosso caso, esperávamos em torno de 200 convidados podendo chegar até 250 (nossa média de comparecimento era de 220 pessoas). Convidamos 315 pessoas, contratamos o buffet para 200 pessoas, projetamos assentos na festa para 250 pessoas, 160 confirmaram presença pelo R.S.V.P. e 186 compareceram. Como pode perceber não precisamos complementar o valor do buffet contratado e por mais que vocês considerem perda financeira a ausência de 14 pessoas (para completar o total contratado para o buffet), a coisa seria mais complicada se pagássemos por 315 pessoas o buffet. É difícil chegar ao número exato de pessoas que irão comparecer porque isso depende de vários fatores: a distância do evento com a relação à origem dos convidados, condições climáticas, proximidades de datas festivas e feriados e etc. Portanto, minimizar o gasto necessário é o objetivo que você deve ter em mente.
O R.S.V.P. é importante para esta estratégia adotada, mas para que funcione é preciso estar atento a um detalhe: a população brasileira ainda não está habituada com duas datas em um casamento (a de confirmação e a do evento). Todo mundo recebe o convite, lê, acha lindo e decora na cabeça ou marca no calendário a data em que vai acontecer. Quase ninguém lembra que tem uma data limite para confirmar. Acontece mesmo! A minha família esqueceu! Com esse fato inesperado, tive uma idéia – para mim foi aprendizado ao longo do caminho – que vocês já podem tirar proveito desde o início. Ai vai a dica para fazer o R.S.V.P. funcionar: ao montar a lista de convidados aproveite para anotar o número de celular de alguém da família e endereço da residência e de e-mail também. Quando faltar um ou dois dias para a data limite de confirmação, você ou seu cerimonialista (melhor que seja ele) manda uma mensagem (e-mail e/ou torpedo) informando que a data limite de confirmação está chegando. É uma forma sutil de fazer com que as pessoas lembrem de confirmar. Para ficar ainda mais sutil, o ideal é que seja um e-mail descartável (iguais esses de spam que não aceitam resposta) ou usar um software disparador de torpedos (http://superdownloads.uol.com.br/busca/torpedos.s1.html). Muita gente confirmou presença depois de receber a mensagem e alguns ligaram para confirmar direto com os noivos (anote estes também). Segue abaixo o modelo de texto utilizado na mensagem informativa:
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Além disso, pagar o maior número de fornecedores durante os meses que antecedem a festa e deixar o menor número de dívida possível para as vésperas do casamento é um excelente negócio. Só assim pudemos nos “preocupar” com nós mesmos, afinal todo o resto estava muito bem resolvido. Os últimos detalhes e a confirmação de fornecedores você deixa o seu ceriamonialista resolver. Relaxe e confie: é a melhor receita. No dia 20 de setembro eu estava tão calma que muita gente não acreditava que era o dia do meu casamento. Foi ótimo! Fiquei muito relaxada e linda no grande dia. Foi realmente inesquecível.
No próximo artigo vou falar sobre os itens que dão personalidade ao seu evento e fazem com que seus convidados nunca esqueçam esse grande dia.
Beijos,
Michelle
