Selecionando os fornecedores
Olá pessoal,
Desculpem a demora em postar a terceira matéria com dicas para seleção de fornecedores do seu evento, mas é que estamos a 61 dias do casamento e a maratona de entrega de convites já começou e tempo é uma coisa que tem sido cada vez mais escasso.
Bem…mas vamos ao que interessa. A essa altura vocês já tem o local da cerimônia e da recepção reservados, portanto é hora de partir para a contratação dos fornecedores. Essa fase vai acontecer até uns três meses antes do casamento porque a contratação de alguns fornecedores depende de algumas coisas acontecerem ou serem definidas ao longo do tempo. Outro motivo para a fase ser longa é o fluxo de caixa mesmo.
No primeiro momento, quatro serviços são imprescindíveis:
• Buffet (caso o local da recepção já não inclua este serviço);
• Decoração;
• Assessoria e Cerimonial;
• R.S.V.P.
Existem algumas casas de festa que trabalham com o estilo all-inclusive: buffet, decoração, cerimonial e R.S.V.P. e até outros itens. Sinceramente, prefiro não opinar sobre o assunto pois esta não é a realidade que estou vivenciando. Fica a critério de cada um. O que posso dizer é que durante as minhas visitas aos fornecedores e locais para o evento notei que a maioria oferece mais de um serviço, mas geralmente são aqueles que estão atrelados um ao outro. Eu acredito na teoria de que quem diz que faz tudo na realidade não faz nada direito. Pense em uma construção: tem uma pessoa que desenha a planta, tem outro que levanta as paredes, tem o que faz a parte elétrica, outros fazem a parte hidráulica e assim vai. Esse raciocínio parece muito óbvio. Enfim, cada um deve avaliar os prós e contras e ver o que fica melhor.
Se o seu espaço para recepção não inclui o buffet, contrate um de acordo com a contabilização de convidados sugerida no Artigo 2.
Eu optei por equilibrar o número de fornecedores e tentei selecionar pessoas que atendam coisas afins. Por exemplo, o decorador consegue oferecer assessoria, cerimonial e R.S.V.P. muito bem. Na realidade ele vai ser o “gerente” do evento e deve coordenar todos os outros fornecedores no dia festa. Contratar fornecedores para cada serviço geralmente sai mais caro e torna mais complicado gerenciar tudo isso no dia do evento e nos pagamentos ao longo dos meses. Afinal, você vai criar “X” prestações para cada fornecedor. Um detalhe: eu cheguei a essa conclusão comparando, ok? Não deixem de fazer o mesmo.
Não tente excluir o R.S.V.P. de sua lista de serviços se você seguiu minha sugestão de como contabilizar o número de convidados para a sua festa. Lembra do Artigo 2? Se você não leu, seria interessante dar uma olhada. R.S.V.P é uma expressão em francês que quer dizer “Répondez S’il Vous Plaît, em português “Responda, por favor”. O serviço consiste em disponibilizar um número de telefone ou uma página na internet onde os convidados confirmam a presença dias antes do evento. Se você trabalhou com probabilidade de presença é importantíssimo saber se o número médio esperado de pessoas vai comparecer ou se todos resolveram ir. É através desse serviço que você vai saber se terá que complementar o valor inicialmente projetado para o buffet caso um número de pessoas acima da média confirme presença.
Então como selecionar? Quem selecionar? De onde partir?
Eu sugiro utilizar as revistas especializadas em casamento para isso. Elas possuem uma lista infinita de fornecedores que aparecem em forma de propaganda ou em matérias de histórias de casais que contam quais fornecedores contrataram para a sua festa. Eu acho a indicação dos casais uma coisa muito interessante porque dá uma idéia do real trabalho do profissional. Afinal, ninguém vai falar mal de si mesmo na propaganda!
A partir das revistas monte uma lista de “fornecedores candidatos”. Eu sugiro montar essa lista no Excel com as seguintes colunas: nome do fornecedor/empresa, área de atuação, e-mail, web-site, telefone, nome para contato e endereço. Existe uma infinidade de fornecedores no mercado que atendem diversos padrões e classes sociais. Para não perder tempo com o que não interessa, procure incluir na lista aqueles que aparentemente atendem seu perfil ou que apresentam fotos de trabalho mais próximos do seu gosto. Não deixe de visitar os sites ou blogs que eles disponibilizam. Dá para ter uma idéia legal do trabalho que fazem. Para a lista bastam no máximo cinco fornecedores de cada área de atuação.
Com a lista em mãos, é hora de partir em busca dessas pessoas. Avaliar o trabalho e o preço de cada um deles e contratar os vencedores do “processo seletivo”. Eu sugiro que você visite no mínimo três fornecedores de cada área de atuação. Assim como as visitas aos locais do evento, tente visitar os fornecedores de mesma área dentro de um mesmo período para o caso de eventual contratação por parte de outro casal na mesma data. E lembre-se de que bons profissionais estão sempre lotados. Não enrole muito tempo.
No caso da decoração, se possível, vá com a idéia que você já tem em mente ao invés de esperar toda uma proposta. Veja fotos, misture idéias e esteja certo do estilo que você quer. Se o profissional for realmente bom ele vai identificar o seu perfil, rascunhar uma planta e te propor adaptações e melhorias no seu “projeto”. Como você contrata o profissional meses antes do evento (às vezes 11 ou 12 meses de antecedência) você não deve definir exatamente como será a decoração. Na realidade o orçamento será feito em cima de itens que existirão ou não na decoração: número de mesas, assentos e etc. Até porque ao longo dos meses novas tendências surgirão e não é justo que sua decoração seja a tendência do ano passado. Já pensou? Outro fato interessante é a mobília que ele tem disponível para o trabalho. Alguns profissionais só vendem o trabalho da decoração e com isso você é obrigado a alugar todos os itens necessários para compor o ambiente: desde os pufes até as bandejas para os doces e chocolates. A justificativa que eu recebi dessas pessoas é a personalização da decoração. Sinceramente, achei absurdo. Primeiro porque para personalizar dessa maneira você vai ter que aprovar item por item e nem sempre eles irão formar visualmente um bonito conjunto. Sem contar que dificulta ainda mais a noção visual de como vai ficar. Acho que não precisa decorar exatamente igual à fotografia do evento anterior, mas personalizar demais pode ser arriscado. Você imagina de um jeito e fica de outro. Sei lá. Outro problema é o financeiro mesmo. Alugar toda a mobília sai muito mais caro. Eu fiz orçamento com profissional que tem a mobilia para oferecer e com profissional que trabalha com “personalização”. A diferença de preço era estrondosa por conta do aluguel do material. Contei esses detalhes para que vocês tenham idéia de quantos fatores são necessários avaliar antes de fechar com esse tipo de profissional.
A seleção de todos os fornecedores deve ser muito cautelosa. Procure fazer muitas perguntas. Se possível, leve as perguntas anotadas ou tópicos que lembre o que você deve perguntar. Estudar o assunto nas revistas e pesquisar na internet ajuda muito nisso. Antes de fechar com o fornecedor, tenha certeza de que ele está oferecendo tudo o que você precisa (naquele escopo) sem custo adicional meses adiante. Tudo deve ficar muito claro para evitar aborrecimentos futuros. É assim que você casa sem estresse: com muito planejamento e sendo um pouquinho chato no começo. Lembre também que às vezes o barato demais sai caro. Cuidado!
À medida quer for contratando os profissionais armazene todas as vias de contrato em uma pasta. Se possível, digitalize-os e armazene-os no computador também. Para isso, crie um diretório abaixo do diretório criado para os assuntos do casamento (ver Artigo 2). Também crie uma planilha com os fornecedores já contratados. A planilha pode conter as mesmas colunas existentes na planilha de fornecedores candidatos mais dados para pagamento bancário, razão social e descrição de serviços oferecidos.
Bem…acho que já dei uma idéia de como selecionar todos os fornecedores. No próximo artigo, falaremos sobre o gerenciamento do fluxo de caixa e a sua relação com a contratação dos demais fornecedores.
Até a próxima.
Michelle Oliveira
