A Organização do Evento – Parte 2

Mãos à obra: os detalhes iniciais

Olá, amigos!

Hoje daremos continuidade ao nosso passo a passo de como organizar o seu casamento com muito sucesso e sem estresse. Vamos explicar como os detalhes iniciais precisam ser resolvidos de forma simples e organizada.

Bem, como já foi explicado na Parte 1 do artigo, você neste momento precisa ter em mente como será o seu evento e conhecer um pouco sobre o assunto. Agora é justamente hora de tirar as idéias da mente e registrá-las, de preferência, no computador. No computador crie um diretório específico para armazenar os assuntos do casamento e dentro dele devem existir alguns diretórios destinados ao armazenamento de comprovantes de pagamento (sempre que puder opte por realizar transferências via internet para evitar o acúmulo desses papéis que são fáceis se perderem), cópias de contratos e os demais itens que vão aparecendo ao longo do caminho. Também é necessário criar planilhas que contenham lista de fornecedores para visitar, fornecedores contratados e controle financeiro (o que já foi pago e o que ainda falta pagar para você não se perder!!!). Conforme formos precisando dessas planilhas, eu vou tentar explicar melhor como montá-las, no entanto você pode tentar conseguir alguma pronta na internet que atenda suas necessidades.

Antes de tudo, tenha em mente  o mês em que você quer casar. Certifique-se de estar com, no mínimo, 12 ou 13 meses de antecedência dele. Também defina duas ou mais opções de dia do mês que você deseja. Se tiver apenas um dia em mente também pode, mas vai precisar de sorte para conseguir realizar exatamente nesta data porque dependendo da igreja e da localização de realização do evento será difícil conciliar a vaga na igreja com a vaga no local da festa.

Em seguida, sugiro a elaboração de uma pré-lista de convidados. Não se preocupe! Ela vai mudar ao longo dos meses, mas o importante é que ela te ajuda a ter uma idéia inicial do número de convidados porque sem isso você não resolve absolutamente nada. Ah, não esqueça de estabelecer um limite neste número de convidados. Essa limitação se deve a vários fatores: espaço físico do local que você realizará a recepção, o tamanho da igreja e custo total do evento. Lembre-se: quanto mais convidados, mais você vai gastar com cada fornecedor.  Agora seguem algumas dicas importantes na hora de elaborar a lista dos convidados:

·          Ponha na lista o nome de cada convidado e não esqueça dos possíveis namorado(a)s. Uma coisa é contabilizar convites e outra é contabilizar a quantidade exata de pessoas. Neste momento nos interessa a quantidade de pessoas que vão sentar e comer;

·          Contabilize também as crianças com idade acima de 3 anos. Normalmente, os buffets não cobram taxa para crianças menores de 10 anos, mas você deve contabilizá-las para cálculo de espaço físico do local da festa e número de assentos. Afinal é totalmente deselegante fazer o convidado ficar o tempo todo em pé na festa por falta de assentos;

·          Trabalhe com probabilidade de comparecimento. Se você seguiu meu conselho de pesquisar sobre o assunto antes de arregaçar as mangas, deve ter lido que aproximadamente 30% dos convidados faltam ao evento e este número pode aumentar significativamente se muitos deles moram fora da sua cidade. Em uma lista de convidados, sempre tem um ou outro que não comparece. Você pode utilizar o histórico de comparecimento dele em eventos anteriores que você ou sua família ofereceu para ter uma idéia da probabilidade de esta pessoa comparecer ou não ao seu próximo evento. Para isso coloque ao lado de cada convidado a probabilidade dele comparecer, mas neste momento não chute menos do que 30% de chance para cada convidado e ponha para os filhos menores de idade a mesma probabilidade que os pais receberam. Mesmo que uma pessoa tenha um histórico de faltas em outros eventos, você não pode descartar totalmente a possibilidade de ele comparecer, por isso se você tem em mente uma festa para 300 pessoas, não vá incluir na sua lista 500 pessoas!! Vai que todo mundo resolve aparecer???? Ainda não tenho o resultado final dessa teoria, espero após o evento dar um retorno bem positivo a respeito disso;

·          Gaste exatamente o que você precisa. Já pensou esperar 300 pessoas e só comparecem 200 pessoas? Você pagou 100 pessoas a mais de forma desnecessária: que injustiça. Todos nós sabemos que um evento desses não custa barato e é muito chato gastar uma alta quantia, esperar uma quantidade de convidados e muitos faltarem. Acaba que você paga muito dinheiro para sobrar muita comida e quem lucra com isso? Os fornecedores – principalmente o Buffet. A contabilização inteligente de convidados e o uso de um serviço R.S.V.P. (vou explicar melhor isso em outra matéria, mas em outra palavras, é uma confirmação de presença) ajusta a minimizar este risco. Primeiro é necessário saber uma coisa: um bom buffet precisa estar preparado para atender a uma margem de 10% acima da lista oficial de convidados que você entrega uma semana antes do evento. Oba: 10% de convidados “grátis”! Segundo, você tem a possibilidade mais ou menos de 30% de faltosos – depende do seu perfil de convidados. Com isso, você usa uma matemática simples e inteligente na sua lista e inclui 30% a mais de pessoas calculados em cima do seu limite máximo (seu limite + 10% excedente que o Buffet atende sem custo adicional). Vou explicar como é isso:

Você espera que entre 200 (quantidade mínima) e 250 (quantidade média) pessoas compareçam a sua festa. De acordo com a regra do Buffet, calculado pela quantidade mínima, você pode atender até 220 pessoas (quantidade mínima atendida pelo Buffet) pagando por apenas 200 pessoas. Para aumentar a probabilidade de convidados desejados que estejam presentes no dia da festa, acrescentamos 30% do número de convidados em cima da quantidade mínima atendida pelo Buffet (que no exemplo são 220 pessoas). Com uma simples Regra de Três, você descobre quantas pessoas a mais você pode incluir na lista:

220 pessoas (mínimo s/ custo excedente no buffet)	-	100%
(?)  pessoas	-	30%

           

 

                        Resultado: (220 x 30) / 100 = 66 pessoas.

66 pessoas representam 30% da quantidade mínima que o Buffet deve atender sem custo adicional, então sua lista pode ter 220 (pessoas) + 66 pessoas (excedente) = 286 pessoas (quantidade máxima). Essa simples conta te ajuda a calcular o valor mínimo e máximo de Buffet que você vai gastar e reduzindo as indisposições com pessoas que supostamente ficariam fora da lista. Com o cálculo de probabilidade de comparecimento, você vai ver que a previsão de convidados presentes vai ficar entre a quantidade mínima e a quantidade média definidas anteriormente. Você pode ir “brincando” de alterar os números das possibilidades e verificar os novos resultados calculados.

 

Após a preparação da lista de convidados, é hora de selecionar o local da recepção e da cerimônia (caso seja em local diferente). Você precisará visitar os locais desejados (prepare-se para dias cansativos!). Caso a cerimônia e festa sejam em locais diferentes, procure selecionar locais de recepção próximos ao local da cerimônia e que sejam de fácil acesso aos seus convidados. Para selecionar o local de recepção você precisa saber a sua quantidade de convidados em termos de espaço físico e custo de Buffet (quando o local já incluir este serviço). Eu sugiro um espaço que comporte em torno de 100 pessoas a mais que o seu número máximo de convidados. No nosso exemplo – 286 pessoas – selecionaríamos um salão com capacidade para 380 pessoas. Dessa forma você garante um ambiente confortável para todos e você não sacrifica a decoração tão sonhada para o dia.

Durante as visitas, faça pré-reservas dos locais que atendem seu perfil, pois são muitas pessoas procurando ao mesmo tempo e você corre o risco de optar por um lugar e quando retornar não ter mais a vaga. Controle as datas para não perder os prazos, pois cada pré-reserva tem uma data de vencimento. Eu sugiro que você realize as visitas de forma que os prazos vençam mais ou menos no mesmo período, em outras palavras, reserve dois ou três dias seguidos para realizar esta tarefa assim você tem tempo para avaliar a melhor opção e ainda estar dentro do prazo para fechar o local com preferência na vaga.

Uma coisa que eu ainda não comentei e que é muito importante nos preparativos é o CAIXA DISPONÍVEL. Você vai precisar de uma boa quantia de dinheiro para garantir as vagas como local de festa, local de cerimônia, Buffet e a maioria dos fornecedores. Em geral, eles cobram de 30% a 40% do valor total como forma de sinal para fechar o serviço com você. Sem dinheiro em CAIXA você corre o risco de perder muitos fornecedores e espaço para o evento. Programe-se financeiramente antes de começar.

Bem…enquanto você trata dos detalhes iniciais, eu vou preparando a próxima matéria. Na matéria nº 3 vou dar valiosas dicas de como selecionar os fornecedores. Até a próxima!!

Atenciosamente,

Michelle Oliveira